Data publikacji: 12.05.2023
Opis stanowiska:
Głównym zadaniem osoby zatrudnionej na tym stanowisku będzie koordynowanie obiegu dokumentów, obsługa korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej, prowadzenie kalendarza spotkań Prezesa Zarządu, przygotowywanie pism oraz sporządzanie raportów na potrzeby Prezesa Zarządu.
Celem tego stanowiska pracy jest efektywne zarządzanie sekretariatem Prezesa Zarządu.
Na stanowisku Asystentki / Asystenta Prezesa Zarządu będziesz odpowiadać za:
- Zapewnienie przepływu informacji pomiędzy Prezesem Zarządu, a innymi jednostkami organizacyjnymi w firmie.
- Koordynowanie organizacji posiedzeń Zarządu, sporządzania podsumowań, monitorowania wykonania.
- Nadzorowanie obiegu dokumentów.
- Przygotowywanie raportów, zestawień i prezentacji na potrzeby Prezesa Zarządu.
- Opracowywanie materiałów analitycznych do spotkań i sprawozdań.
- Aktywne monitorowanie wszystkich spraw Prezesa Zarządu.
- Zarządzanie kalendarzem, pocztą e-mail i listą spraw do załatwienia wraz z ustalaniem priorytetów.
- Zarządzanie zapytaniami od klientów wewnętrznych i zewnętrznych oraz przygotowanie odpowiedzi.
- Kompleksową organizację spotkań biznesowych, udział w konferencjach i telekonferencjach, zapewnienie niezbędnych zasobów i materiałów na spotkania.
- Organizowanie krajowych i zagranicznych podróży, rozliczanie delegacji.
- Monitorowanie zużycia materiałów biurowych oraz artykułów spożywczych i zarządzanie ich stanami.
- Podejmowanie gości i dbałość o estetykę biura.
Oczekujemy od Ciebie:
- Wykształcenia wyższego (lub w trakcie studiów).
- Przynajmniej dwuletniego doświadczenia w pracy na stanowisku o podobnym charakterze (organizacja pracy działu).
- Sprawnego posługiwania się językiem polskim w zakresie tworzenia pism, wniosków, prowadzenia korespondencji biurowej.
- Dobrej znajomości pakietu MS Office (Excel, Word, PowerPoint).
- Umiejętności przygotowania prezentacji, raportów i analiz.
- Znajomości języka angielskiego w stopniu przynajmniej komunikatywnym.
- Umiejętności efektywnej komunikacji na wszystkich poziomach organizacji i nastawienia na współpracę w zespole.
- Umiejętności selekcjonowania informacji i nadawania im priorytetów działania.
- Wysokiej kultury osobistej, dyskrecji.
Oferujemy:
Wszystkich zainteresowanych prosimy o przesyłanie dokumentów (CV w języku polskim) w terminie do 19.05.2023 za pomocą przycisku APLIKUJ.
Do przeprowadzenia rekrutacji konieczne jest podanie następujących danych osobowych: imienia, nazwiska, danych kontaktowych, daty urodzenia, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia) – czyli tych, które wskazano w art. 22[1] § 1 kodeksu pracy.
Wszelkie inne dane można zawrzeć w dokumentach zgłoszeniowych dobrowolnie – wtedy podstawą prawną ich przetwarzania będzie zgoda (art. 6 ust. 1 lit.a RODO) – którą można w dowolnym momencie odwołać (zgoda jest wyrażana poprzez zamieszczenie konkretnej informacji dodatkowej w dokumentach zgłoszeniowych).
